大きな目標を達成するには、細かいタスクを明確にして、それらをクリアすることで近づいていくことが重要です。
しかし、タスクを明確化・整理するのは一苦労と思う人が多くいらっしゃいます。
特に、新しい分野や未経験の仕事に取り組む時には、何をやっていいかもわからないといったことがあるかと思います。
そんな方へ、今回はAIを活用して効率的にタスクを整理する方法をご紹介します。
タスク管理も見据えて、WBS（Work Breakdown Structure）を活用する
WBSとは、Work Breakdown Structureの略で、タスクを分解・構造化してプロジェクトの管理を行う手法です。
プロジェクト全体を大きな粒度のタスクから順に細かいタスクにまで分解・構造化することで、タスクの漏れを無くします。
WBSによってタスクを明確化することで担当者のやるべきことが明確化され、スケジュール設定と合わせて高い精度で管理することができます。
作成にあたっては、MECE（互いに重複せず、全体として漏れがない）であることが重要です。
ChatGPTに質問してみる
料理店の新メニューを開発する予定です。WBSにして管理したいと思っています。必要な工程・タスクを明確にしてください
新メニューの開発に関するWBS（Work Breakdown Structure）の例を以下に示します。これは一般的なガイドラインであり、具体的な店舗やメニューによって必要なタスクが異なる場合があります。適宜、調整してご利用ください。
- プランニングフェーズ
- メニューコンセプトの決定
- ターゲット顧客層の特定
- メニューのテーマやコンセプトのブレスト
- 予算の設定
- メニュー研究と開発
- 市場調査とトレンド分析
- 競合他社のメニュー調査
- レシピの開発と試作
- メニューのバランスと多様性の確保
- コストと利益率の評価
- 材料の調達と供給確保
- 新たな材料の調査と調達先の選定
- 材料の試食と品質確認
- 供給契約の交渉と締結
- メニューデザインとプレゼンテーション
- メニューデザインの作成（レイアウト、写真、文章）
- メニューアイテムの命名と説明文の作成
- メニューボードや印刷物の作成
- メニューの写真撮影と編集
- スタッフのトレーニング
- 新メニューの説明とトレーニングプログラムの準備
- スタッフへの新メニューの説明と味の試食会
- レシピの説明と調理手順のトレーニング
- メニュー試験運用
- 限定的な期間や特定の時間帯での試験運用
- 顧客のフィードバックの収集と分析
- メニューの改善と調整
- プロモーションと宣伝の計画と実施
- メニュー導入と運用
- メニューの正式導入と広告の実施
- オペレーションへの実装と調整
- メニューの売上と顧客反応のモニタリング
- メニューの定期的な見直しと改善
- メニューマーケティングとフィードバック
- メニューの宣伝とマーケティング戦略の実施
- 顧客からのフィードバックの収集と分析
- メニューの改善と調整のためのデータを活用
- コスト管理と効率化
- 原材料の価格変動のモニタリングとコスト管理
- メニューの売上と原価の追跡と分析
- プロセス改善と効率化のための施策の検討
- メニューの継続的な改善
- 定期的なメニューリフレッシュと新アイテムの追加
- 顧客の好みや需要の変化に合わせた改善策の検討
- メニュー開発チームとの定期的な会議とアイデアの共有
- スタッフと顧客のフィードバックの収集
- スタッフからのメニューに関する意見やアイデアの収集
- 顧客からの意見や要望のフィードバックの収集
- フィードバックを分析し、改善に活かす
- メニューの品質管理と一貫性の維持
- レシピの標準化と品質管理のガイドラインの策定
- スタッフのトレーニングとチェックリストの活用
- メニューアイテムの一貫性を保つための品質管理の実施
- メニューの評価と成功の分析
- メニューアイテムごとの売上と人気度の分析
- コスト対効果や利益率の評価と分析
- 成功したメニューアイテムの要素を特定し、今後の開発に活かす
上記のWBSは、新メニューの開発と導入に関連する主要な工程とタスクをカバーしています。各タスクには詳細なスケジュール、担当者、およびリソースの割り当てが必要です。計画段階では、チームメンバーとの相談や店舗のニーズに基づいてWBSをカスタマイズしてください。
タスクの活用の仕方
出てきたタスクについて、特に問題ない様であれば、Excelなどにコピー＆ペーストして管理表の作成を進めてみるとよいです。
もう少し粒度を変えたい場合は、さらにChatGPTへ質問をすることで細分化を図ります。
また、所要時間や必要人数の仮案を提示させてみるのもよいでしょう。
まとめ
初めて行うようなプロジェクトについては、何をやるべきかわからないことがあるかと思います。
ですので、こういった形でChatGPTを利用することで、おおよそやるべきことを洗い出すことができます。
更に、個々のタスクに対しても細分化する指示をすれば、より細かく明確化してくれます。
注意点としては、指示するおおもとのタスクの定義が曖昧になるほど、回答にぶれが生じ、意図と異なる方向へ進む可能性があります。
また、ChatGPTについては、情報の秘匿性について難があることから忌避されるところもあります。
質問するときは機密情報にかかわらない程度の情報を基に入力することも重要な点であると思われます。
おすすめ記事
【必見】最近話題の人工知能を使いこなす！最大限活用するための事例集
【ChatGPT】おすすめの活用事例をCpat GPT自身に聞いてみた